Jihomoravská agentura byla kvůli „jedné administrativní položce“ vyřazena z tendru na komunikaci značky Vína z Moravy, vína z Čech. Jeho výsledky budou brzy známy.

Jihomoravská agentura Aetna byla vyřazena z výběrového řízení na kreativu a strategii pro značku Vína z Moravy, vína z Čech, které v září vyhlásil Vinařský fond České republiky. Šlo v něm o strategii a komunikační kampaň pro podporu vín z Moravy a z Čech pro období od roku 2022 do roku 2025 – rozpočet na zmíněné období odhaduje fond na zhruba 100 milionů korun celkem pro všechny tři odnože kampaně. Marketingovou, produkční i mediální.

Svou zkušenost kreativní agentura Aetna popsala na sociálních sítích. Účast původně s díky odmítla z důvodu, že na přípravu projektu jsou čtyři týdny v době marketingového vrcholu sezony příliš málo. Když Vinařský fond posunul termín odevzdání o dva týdny, agentura se do tendru připojila a připravila vlastní návrh komunikace (na úvodní fotografii a k dispozici zde).

„Šest týdnů práce nás na interních a externích nákladech stálo 350 000 korun, abychom dostali odpověď v podobě jednoho jediného lakonického odstavce. Jste vyloučeni z tendru. Kvůli nacenění 1 Kč za hodinu práce výkonného ředitele,“ píše agentura s tím, že se v reakci marně snažila vysvětlit, že práci výkonného ředitele svým klientům v hodinových sazbách neúčtuje. V zadávací dokumentaci ovšem v přehledu jednotkových cen za služby práce ředitele agentury byla, stejně jako v případě textaře, account manažera, kreativce, produkčního manažera či DTP operátora.

Mimořádně nízká cena

„Bohužel se nedalo nic dělat, protože tím prostě agentura nesplnila zadání tendru. Býval bych byl rád, kdyby mohla Aetna projít řízením do konce a získala zpětnou vazbu, ale podle administrátora výběrového řízení, jímž je společnost Otidea, by tím mohlo dojít k porušení zákona o zadávání veřejných zakázek, podle kterého jsme museli postupovat,“ vysvětluje pro MAM Jaroslav Machovec, ředitel Vinařského fondu.

Podle Machovce se tendru účastnilo celkem osm agentur. Osmičlenná komise už práce zhodnotila a rozhodla o pořadí, s nímž byly agentury seznámeny. Nyní jim běží zákonná lhůta na vyjádření. Výsledky tendry budou zveřejněny do měsíce.

Problém s nízkou nabídkovou částkou v tendrech potvrzuje i Lucie Češpivová, členka prezidia Asociace komunikačních agentur, která v AKA mimo jiné vede pracovní skupiny zabývající se iniciativami Férový tendr (pro komerční sféru) a Metodiky zadávání veřejných zakázek. Mimořádně nízká nabídková cena by podle ní mohla působit problémy nejen při sestavování rozpočtu, výběrové řízení by kvůli tomu mohlo být napadnutelné, a tak má zadavatel podle zákona právo po nedostatečném vysvětlení částky účastníka z tendru vyřadit.

„Zadavatelům například doporučujeme, aby při vypisování tendru uvedli, jakou částku považují za mimořádně nízkou. Zároveň agenturám doporučujeme, ať se při podobných nejasnostech zeptají, ve výsledku to může pomoci všem,“ uvádí Češpivová s tím, že AKA pravidelně pořádá workshopy na téma zakázek. Shodou okolností se seminář pro agentury s názvem „Jak na nabídky podle zákona o zadávání veřejných zakázek“ bude konat 20. ledna.

„Udělali jsme chybu, že jsme se snažili naši nízkou částku vysvětlit sami ‚laicky‘ bez pomoci právníků. Podle nich bychom mohli vyloučení s velkou šancí na úspěch řešit právní cestou, ale nechceme výběrové řízení napadat. Svou chybu uznáváme, celou situaci jsme pro sebe uzavřeli,“ říká Ondřej Holomek „strategic planner“ a partner v agentuře Aetna.

Tím, že agentura zveřejnila svou zkušenost na sítích, se podle Holomka snaží vyvolat diskuzi o přílišné složitosti veřejných zakázek. A poučit ostatní hráče na trhu o chybě, která je může „úřední cestou“ vyřadit z tendrů.

Méně účastníků v tendrech

„Do budoucna se výběrových řízení veřejné správy účastnit nechceme, ač jsme to dříve dělali docela často s asi třicetiprocentní úspěšností. Budeme se soustředit na komerční, viditelné věci, které mají dosah,“ dodává Holomek a připomíná, že se něco podobného agentuře nestalo poprvé. Už jednu zkušenost má z výběrového řízení, které zhruba před rokem vypsalo Brno na rozvoj destinační značky města – Brno True Story.

Za její původní zpracování dostala Aetna zlaté ocenění na soutěži Effie v roce 2019 v kategorii Kampaně veřejné správy. Výběrové řízení na další období bylo ale kvůli „právní chybě na straně zadavatele“ zrušeno a nově vypsaného tendru se agentura neúčastnila, protože ho nepovažovala za férový.

„Je smutné, když se něco takového kvůli chybě stane. Jak pro agenturu, která tím přijde o týdny vynaloženého času a práce, tak pro zadavatele. Může to od účasti v tendrech odradit další agentury, kterých se už tak do řízení veřejné správy hlásí relativně málo,“ dodává Češpivová z AKA.

Podobný pohled se ostatně ukázal i v reakcích na příspěvek Aetny na LinkedIn. „Já a moje agentura máme jen omezené množství energie které jsme schopni a ochotni své práci věnovat. A práce pro veřejný sektor, zejména pak ta tendrovací část už je za hranicí naší energie,“ uvedl mimo jiné Tomáš Pohl, zakladatel a šéf agentury Justmighty, a dodal: „Je vlastně jedno, jestli v tomto konkrétním případě byla chyba na vaší straně nebo ne. V soukromém sektoru by se toto nikdy nestalo. Tam by jedna nebo druhá strana zvedla telefon a během pěti minut si to vysvětlila.“