Plýtvání časem a energií

Jsem přesvědčen, že mnoho chyb, které vedou k vysoké neefektivitě (a to i na straně vyhlašovatele), pramení z neznalosti prostředí agentury, jakož i procesů přípravy podobných prezentací. Posloužím příkladem tendrové prezentace, kde šlo o spolupráci v rovině eventmarketingových služeb pro Letiště Praha. Tendr měl řadu nedostatků, na které je potřeba ukázat.

Pár čísel pro představu

Zásadní problém vidím ve skutečnosti, že toto výběrové řízení nebylo dvoukolové. Dvoukolový systém má smysl právě ve chvíli, kdy je tendr plně otevřený všem agenturám. Předmětem prvního kola má být analýza zadavatele, zda je agentura vůbec schopná být partnerem pro poptávanou službu, má-li adekvátní zkušenosti a personální i finanční zázemí. Cíle druhého kola spočívají v detailech – uvažování agentury nad zadaným problémem, kreativní řešení, konkrétní cenová nabídka a rovněž představení týmu. Nechat vypracovat konkrétní projekt – nebo dokonce dva projekty – jak tomu bylo v případě Letiště Praha, musí být neefektivní i pro samotného zadavatele. Důkazem budiž pár čísel, která ilustrují časovou a finanční náročnost přípravy prezentace: spotřebuje 50-80 hodin accountů (strategické vedení prezentace), 10 hodin produkčního (zajištění dodavatelských cen, vytipování lokalit atd.), 10 hodin kreativců (vystavění hlavních témat a jejich rozpracovaní do detailu), 5 hodin kreslíře (pro lepší představu klienta ztvární klíčové scény) až po právníka, který musí připravit administrativní stránku tenderu, což je v rámci státních zakázek dosti náročná kapitola. Úhrnem jde tedy zhruba o 90 hodin práce. Když připočítáme ostatní náklady, jako barevný tisk požadovaných pěti kopií, komunikace, doprava, pohybujeme se někde okolo 100 tis. Kč na jednu prezentaci. Nejsou to však peníze zadavatele, jde o rozhodnutí agentury, a tak nepředpokládám, že by to jeho svědomím nějak významně zatřáslo. Uvažme však i jeho vydanou energii. Dokážete si představit, že při účasti DVACETI agentur má kapacitu na to, aby fundovaně posoudil doručené prezentace? Na stole se mu sešlo dvacet prezentací s průměrným počtem 60 stránek – dohromady tedy 1200. Předpokládám, že zadavatel nemá předem vybraného vítěze, a tak musí, jestliže chce skutečně posoudit všechny přihlášené projekty svědomitě, s respektem k vynaložené práci agentur, tyto prezentace prostudovat. A to přece není efektivní!

Dva miliony a šest tisíc stran

Na oltář výběrového řízení pro Letiště Praha byly položeny cca 2 miliony korun, a teď se podržte: při pěti kopiích celých šest tisíc stran projektu! Jsem přesvědčen, že i pro samotného zadavatele jsou tato čísla – ověřená u více agentur, které se tohoto tendru účastnily – překvapením, stejně jako pro mě počet zúčastněných agentur.

Příště prosím: šetřte svůj i cizí čas!

managing director

Mather Activation, člen sekce iBTL při AKA