Úspěch konference je podmíněn znalostí všech podstatných informací o konferenci. Zcela klíčové je včasné zahájení přípravných prací. V následujícím článku jmenujeme body, bez kterých se při navrhování vhodného uspořádání neobejdete.
n Karel Knetl
Podle zaměření a programu konference a podle předpokládaného počtu účastníků můžeme určit nejen počet projekcí a rozmístění účastníků v sále, ale i technickou náročnost a vybavenost konference. Plánovaný počet účastníků je pro nás při přípravě velice důležitý. Na jeho základě se připravuje rozvržení místnosti – „layout“.
Velikost projekční plochy
V rozvržení místnosti hledáme vhodné umístnění plátna a jeho správnou velikost tak, aby všichni dobře viděli. Pro zobrazení počítačové prezentace, která doprovází vystoupení řečníka, potřebujeme větší projekční plochu než pro prezentaci videa. Naše doporučení vhodné projekční plochy souvisí s umístěním nejvzdálenějšího diváka. Vydělíme-li vzdálenost nejvzdálenějšího diváka od projekce číslem 6, získáme potřebnou výšku plátna pro počítačovou prezentaci (viz příklad níže). Bohužel je většina sálů nízkých. Pokud je dlouhý 20 m, potřebujeme plátno o výšce 3 m, spodní hranu minimálně 1,4 m od podlahy, a tudíž sál by měl mít výšku alespoň 4,5 m.
Prostorové uspořádání
Nízké stropy jsou častým omezením, a proto nabízíme zákazníkům hned několik řešení. Tím nejjednodušším je doplnění hlavní projekce podpůrnými obrazy z plazmových displejů nebo zadně projekčních boxů (velikost úhlopříčky až 180 cm). Méně tradičním, zato možná lepším řešením je otočení prostorového uspořádání sálu „na šířku“. Hlavní předností je mimo jiné podstatně lepší kontakt přednášejícího s posluchači.
Zadní, nebo přední projekce?
Další fází je volba vhodného umístění techniky. Je třeba umístit reproduktory, spotové reflektory, tlumočnickou kabinu atd. Vždy je třeba pamatovat na požadavky zákazníka, technické požadavky zařízení, ale i tlumočníků, kteří potřebují udržovat s přednášejícím vizuální kontakt a potřebují vidět i na projekční plochu.
Oříškem je umístění projekční techniky. Vzdálenost, kterou potřebujeme mít mezi projektorem a plátnem, se rovná zhruba dvojnásobku šíře projekční plochy. Při běžném uspořádání projektory vycházejí do sálu mezi účastníky. Proto doporučujeme využití speciálních objektivů a umístění projektorů na konec sálu za zadní řady posluchačů na vkusné podstavce. Ještě elegantnější je zadní projekce. Toto řešení nám umožní umístit nejen projektory, ale i další techniku mimo konferenční sál. Z pohledu účastníků se jedná o technicky velice čisté a nerušící řešení.
Multiprojekce
Stále častěji přicházejí zákazníci s požadavky na instalaci několika projekčních ploch. Toto řešení jim umožňuje prezentovat vedle sebe zahraniční i českou verzi přednášky, obraz řečníka spolu s prezentací nebo třeba vzdálené účastníky, kteří jsou připojeni pomocí videokonference. Nutná je obrazová režie, ze které technici ovládají jednotlivé projekce. Protože většina obrazů je z počítače, nepoužívá se běžná videorežie, ale je třeba využít režii a náhledové monitory pro zobrazení počítačových signálů.
Chytré drobnosti
Profesionální průběh akce zaručí spolupráce organizátorů a prezentátorů s obsluhujícími techniky, kteří připraví pro každého řečníka jeho prezentaci z počítače v režijním pracovišti.
Řečník má možnost svou prezentaci vidět na náhledovém monitoru a ovládat ji prostřednictvím tzv. Cue Light. Jedná se o dálkový ovladač prezentace se dvěma tlačítky (obdoba kláves PgDn a PgUp), pomocí kterých se jednoduše pohybuje po snímcích své prezentace. Řečník se díky této technologii nezatěžuje technickými detaily projekce a i posluchači jsou ušetřeni dlouhých přestávek nutných pro vyhledání příslušné prezentace nebo při výměnách notebooků přednášejících. n
Autor je rental manažerem společnosti AV Media.
Karel Knetl, manažer společnosti AV Media
Viditelnost. Sály v hotelu Mariott byly pro projekci pro požadované množství posluchačů (240) velmi nízké, bylo proto zvoleno široké uspořádání s vícenásobnou přední projekcí na čelní falešnou stěnu postavenou pro tuto příležitost.
Foto: AV Media
Příklad: Hotel Marriott, spojení 3 sálů, 240 účastníků, uspořádání našíř | ||||
standardní varianta | cena v Kč | poznámky | ||
2 projekční plochy | 2 tis. | 173 x 234 cm – přední povrch | ||
2 datové projektory | od 14 tis. | projektory jsou umístěny před plátnem mezi diváky | ||
ozvučení | od 2 tis. | 2 páry aktivních reproduktorů | ||
mikrofon pro mluvčí | od 500 | bezdrátový ruční nebo klopový nebo hlavový mikrofon | ||
mikrofon do sálu | od 500 | bezdrátový ruční mikrofon | ||
2 technici – instalace | 3 tis. | 1,5 tis. / 1 technik / 3 hod. | ||
obsluha | 400/1hod | účtuje dle skutěčně stráveného času | ||
deinstalace | od 1 tis. | |||
doprava | cca. 500 | po Praze | ||
Pozn.: organizátor má vlastní notebook | ||||
komfortnější varianta: | ||||
2 projekční plochy | 2 tis. | 173 x 234 cm – přední povrch | ||
2 datové projektory | 30 tis. | projektory jsou umístěny za diváky pod stropem, umožňují použít různé typy objektivů | ||
jak pro prodloužení, tak i případně pro zkrácení projekční vzdálenosti | ||||
ozvučení | od 2 tis. | 2 páry aktivních reproduktorů | ||
mikrofon pro mluvčí | od 1 tis. | sada bezdrátových mikrofonů – mluvčí si na místě může vybrat typ mikrofonu | ||
(hlavový, ruční, případně klopový) | ||||
2 mikrofony do sálu | 1 tis. | bezdrátové ruční mikrofony pro diskutující v sále | ||
náhledový plazmový monitor | od 3,5 tis. | náhledový monitor pro řečníka i předsednictvo | ||
hlasovací zařízení (drátový systém) | od 22 tis. | centrální jednotka včetně SW, + 50 Kč za 1 hlasovací staničku | ||
kabinka pro tlumočníka (ISO) | 4,5 tis. | profesionální ISO tlumočnická kabinka | ||
systém pro tlumočení | 2,5 tis. | centrální jednotka s kabinovým vybavením, + 45 Kč za 1 účastnickou staničku | ||
vizualizér | od 1,5 tis. | namísto zpětného projektoru, možnost i prezentace 3D předmětů | ||
diapřevodník | 4 tis. | snímač diapozitivů s přenosem signálu pro datový projektor – využívá se při lékařských prezentacích | ||
režijní pracoviště: | ||||
– 2 počítače | 3 tis. | prezentační počítače ovládané obsluhujícím technikem | ||
– video | 300 | případně jiný zdroj signálu dle potřeby (např. DVD, S-VHS video, apod.) | ||
osvětlení | do 3 tis. | 2 stojany, 6-8 reflektorů, stmívače | ||
dálkové ovládání prezentace | 500 | dálkové ovládání prezentací umístěných v režijním pracovišti z řečnického pultu | ||
speakertimer | 1,2 tis. | zařízení pro odpočítávání určeného času k prezentaci | ||
– obsluha (podle náročnosti lze využít služeb i více než 3 techniků) | 400/1hod/1os. | obvykle se obsluhuje: ozvučení, prezentační počítače, osvětlení | ||
instalace | 6 tis. | 3 technici na 4 hodiny | ||
deinstalace | 4,5 tis. | 3 technici na 3 hodiny | ||
doprava | cca. 500 | po Praze | ||
Pozn.: instalaci techniky je třeba provést den předem. Zároveň velmi vhodným doplňkem a pomůckou je tzv. preview room – místnost, kde mají prezentátoři možnost své prezentace odladit, načasovat, doupravit, odzkoušet, apod. | ||||
V této místnosti bývá nainstalována stejná technika a technologie, jako je k dispozici i v konferenčním sále. |